Ai là người ký hợp đồng thuê tài sản giữa công ty trách nhiệm hữu hạn và giám đốc của công ty trách nhiệm hữu hạn đó. Khoản chi này có được xác định là chi phí hợp lý khi xác định nghĩa vụ thuế của công ty?

Câu hỏi khách hàng: Chào Công ty Luật Thái An. Em có thắc mắc về hợp đồng cho thuê xe như thế này: Công ty em là công ty TNHH một thành viên, hiện tại chỉ có giám đốc và một nhân viên, giám đốc có xe ô tô riêng. Giờ công ty muốn ký hợp đồng thuê xe với giám đốc thì ai sẽ là người ký, và làm sao để khoản tiền thuê xe theo hợp đồng đó là chi phí hợp lý cho công ty. Rất mong nhận được sự giải đáp của công ty Luật Thái An.

Chào bạn! Cảm ơn bạn đã tin tưởng gửi câu hỏi đến công ty Luật Thái An. Với thắc mắc của bạn, chúng tôi giải đáp như sau:

Cơ sở pháp lý:

• Luật Doanh nghiệp do Quốc hội ban hành ngày 26/11/2014;
• Thông tư 96/2015/TT-BTC ban hành ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tư vấn của luật sư:

Theo quy định pháp luật doanh nghiệp, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, công ty trách nhiệm hữu hạn có tài sản độc lập và được nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật độc lập. Hơn nữa, điều 76 Luật Doanh nghiệp quy định tài sản của công ty phải được xác định và tách biệt với tài sản của chủ sở hữu công ty.

Khi tham gia vào quan hệ hợp đồng thuê tài sản, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được xác định là một bên chủ thể của hợp đồng. Tuy nhiên, việc xác lập và ký kết hợp đồng được thực hiện bởi người đại diện theo pháp luật của công ty, chính là Chủ tịch công ty.

Trong trường hợp của bạn, Chủ tịch công ty kiêm nhiệm chức danh Giám đốc đồng thời là Chủ sở hữu công ty. Do đó, Giám đốc sẽ đại diện công ty ký vào hợp đồng thuê xe. Tuy nhiên, theo quy định của Điều 86 Luật Doanh nghiệp, việc ký kết hợp đồng trong trường hợp này phải được ghi chép lại và lưu trữ thành hồ sơ riêng của công ty: “Hợp đồng, giao dịch giữa công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu với chủ sở hữu công ty hoặc người có liên quan của chủ sở hữu công ty phải được ghi chép lại và lưu giữ thành hồ sơ riêng của công ty”.

Chi phí hợp lý được xác định là khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Các điều kiện để xác định chi phí hợp lý cho doanh nghiệp theo Thông tư 96/2015/TT-BTC như sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Như vậy, để khoản tiền thuê xe được xác định là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì việc thuê xe phải có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

Trên đây là tư vấn của công ty Luật Thái An dành cho bạn. Nếu bạn còn điều gì chưa hiểu vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư qua đường dây nóng 19006218. Trân trọng cảm ơn!

CÔNG TY LUẬT THÁI AN,

Đối tác pháp lý tin cậy!